FAPI za vás dokáže automaticky komunikovat se zákazníky prostřednictvím e-mailů nebo SMS. Tyto zprávy můžete využít pro:

✅ Zasílání faktur a dokladů

✅ Upozornění na stav objednávky

✅ Doručení digitálních produktů

Obsah

Jak fungují šablony zpráv?

🔹 Každá zpráva vychází z předem nastavené šablony, kterou si můžete upravit podle svých potřeb.

🔹 Šablony se sdružují do sad šablon zpráv.

🔹 Ke každému prodejnímu formuláři lze přiřadit:

buď Jednu sadu šablon pro všechny faktury,

nebo Jednu sadu pro první fakturu a jinou pro 2. a další pravidelné faktury (např. u předplatného). Samostatná sada pro další období se používá od druhé pravidelné faktury, ne automaticky od druhé splátky.

Nastavení šablon zpráv

Najdete je v nabídce: PRODEJ → Šablony zpráv

Při úvodním nastavení můžete použít Výchozí sadu šablon zpráv s připravenými texty. Doporučujeme je přizpůsobit vaší značce a stylu komunikace.

  1. Otevřete sadu a u požadované zprávy zvolte Upravit. Pro novou sadu použijte Nová sada šablon zpráv.
  2. U šablony zkontrolujte Typ šablony zpráv, předmět a text. Chcete-li přikládat doklad, ponechte zaškrtnuté Odeslat fakturu jako PDF přílohu e-mailu.
  3. Klikněte na Uložit. Sadu potom vyberte v příslušném prodejním formuláři podle následujícího postupu.

Seznam sad šablon zpráv s možnostmi Upravit a Nová sada šablon zpráv

Typy šablon zpráv

V sadě šablon lze použít následující typy šablon:

  • E-mail při vystavení objednávky
  • E-mail při zaplacení objednávky
  • E-mail k vystavenému dokladu
    • Daňový doklad (a pro 1. splátku)
    • Zálohová faktura ( pro 1. splátku)
    • Daňový doklad pro 2. a další splátku (pouze pro splátky)
    • Zálohová faktura pro 2. a další splátku (pouze pro splátky)
    • Doklad o přijetí platby
    • Opravný daňový doklad
  • E-mail při automatickém stržení platby z karty
    • Při vystavení faktury před automatickým stržením
    • Při úspěšném stržení platby z karty
    • Při neúspěšném stržení platby z karty
    • Při přesunutí pokusu o stržení na další den
  • E-mail při stornování objednávky
  • Vlastní e-mailová šablona
  • SMS při vystavení objednávky
  • SMS při zaplacení objednávky
  • SMS k vystavenému dokladu
    • Daňový doklad (a pro 1. splátku)
    • Zálohová faktura ( pro 1. splátku)
    • Daňový doklad pro 2. a další splátku (pouze pro splátky)
    • Zálohová faktura pro 2. a další splátku (pouze pro splátky)
    • Doklad o přijetí platby
    • Opravný daňový doklad
  • SMS při automatickém stržení platby z karty
    • Při vystavení faktury před automatickým stržením
    • Při úspěšném stržení platby z karty
    • Při neúspěšném stržení platby z karty
    • Při přesunutí pokusu o stržení na další den
  • SMS při stornování objednávky
  • Vlastní SMS šablona

Typy e-mailových a SMS šablon ve FAPI

1️⃣ E-mail/SMS při vystavení objednávky

📩 Používá se při vystavení objednávky. Samotné odeslání formuláře ještě není potvrzením doručení zprávy zákazníkovi.

📎 Pokud je v e-mailové šabloně zapnuté Odeslat fakturu jako PDF přílohu e-mailu, přiložený doklad závisí na nastavení prodejního formuláře:

  • Zálohová faktura (pokud je aktivní volba Vystavovat zálohové faktury).
  • Faktura/daňový doklad (pokud zálohové faktury nejsou aktivní).
  • Zjednodušený daňový doklad (podle sběru údajů o klientovi).

2️⃣ E-mail/SMS při zaplacení objednávky

📩 Odesílá se po úspěšné úhradě objednávky (automaticky nebo při ručním označení jako zaplacené).

📎 V e-mailu lze přiložit fakturu/daňový doklad, pokud je v šabloně zapnuté Odeslat fakturu jako PDF přílohu e-mailu. SMS PDF přílohu nemá.

3️⃣ E-mail/SMS k vystavenému dokladu

📩 Odesílá se při vystavení konkrétního typu dokladu.

📎 Typ dokladu vybíráte v šabloně. PDF se k e-mailu přiloží, pokud je zapnutá volba Odeslat fakturu jako PDF přílohu e-mailu:

  • Zálohová faktura (včetně pro 1. splátku)
  • Daňový doklad (včetně pro 1. splátku)
  • Zálohová faktura pro 2. a další splátky
  • Daňový doklad pro 2. a další splátky
  • Doklad o přijetí platby
  • Opravný daňový doklad

4️⃣ Vlastní e-mailová/SMS šablona

📩 Používá se u akce na odeslání e-mailu/SMS v nastavení prodejního formuláře.

📍 Možné využití:

  • Odeslání odkazu na digitální produkt po zaplacení.
  • Výzva expedičnímu oddělení k odeslání fyzického produktu.
  • Vlastní upozornění na podporu

5️⃣ SMS šablony

📩 Automatizují posílání SMS zpráv zákazníkům.

📍 Lze je použít například pro potvrzení objednávky, platby nebo doručení produktu.

Formátování zpráv ve FAPI

📩 E-maily z FAPI jsou odesílány ve formátu HTML, což umožňuje jejich vizuální úpravy.

Jak formátovat e-maily?

✔ Použijte formátovací nástroje v nástrojové liště editoru zpráv.

✔ Pro úpravu HTML použijte tlačítko Zdroj (v anglickém editoru Source). Tento režim se týká e-mailů, ne SMS.

Editor e-mailové šablony s předmětem, volbou PDF přílohy, formátovací lištou a tlačítkem Zdroj

Zobrazit editor e-mailu v plné velikosti

Zástupné symboly pro personalizaci zpráv ve FAPI

Zástupné symboly doplní do zprávy údaje z konkrétní objednávky nebo dokladu, například číslo faktury, variabilní symbol, splatnost či částku.

Jak fungují zástupné symboly?

V e-mailu je můžete použít v předmětu i v těle, u SMS v textu zprávy. Používejte symboly pro daný kontext; symboly z děkovací stránky nejsou zaměnitelné s e-mailovými.

Jak vložit zástupný symbol?

  1. V textu zprávy umístěte kurzor na požadované místo a klikněte na Vložit zástupný symbol v nástrojové liště editoru.
  2. Vyberte záložku podle hledaného údaje a klikněte na požadovaný symbol.
  3. Pro použití v předmětu e-mailu zapište nebo zkopírujte přesnou značku včetně závorek, například {invoiceNumber}. Ikona výběru symbolů patří k editoru těla zprávy.

Symbol ponechte jako jeden nepřerušený celek bez mezery, zalomení nebo formátování jen části značky. Uložte šablonu a před použitím u zákazníků výsledek otestujte.

Přehled skupin v dialogu Zástupné symboly: Faktura, Platba, Zákazník, Produkt, Podmíněný obsah, Dodavatel a Vlastní pole

Zobrazit přehled symbolů v plné velikosti

Vkládání odkazů do zpráv ve FAPI

Do zpráv můžete vkládat odkazy třemi způsoby:

1️⃣ Přímé vypsání URL adresy

2️⃣ Vložení zástupného symbolu

  • Například {pdf} se nahradí URL pro stažení faktury. Samotná značka ještě neurčuje popisek odkazu.
  • Hodí se pro automatické generování odkazů.

3️⃣ Převedení části textu na odkaz ✅ Doporučený způsob

  • Označte část textu a klikněte na tlačítko „Odkaz“ (ikona řetězu v nástrojové liště).
  • Jako popisek můžete použít Zaplatit objednávku a do pole URL vložit {orderStatusPage}. V dialogu odkazu zvolte protokol <jiný>, jak ukazuje obrázek níže.
  • Výhoda: Odkaz vypadá lépe a je přehlednější.

Ukázka odkazu na přehled objednávky a online platbu se symbolem {orderStatusPage} (po stisku tlačítka Odkaz):

Dialog Odkaz: popisek zaplatit online, protokol jiný a URL se symbolem orderStatusPage

Používání emoji

Emoji můžete používat jak v předmětu, tak v těle zprávy.

Emoji vložte do požadovaného místa stejně jako běžný text. Po uložení zkontrolujte náhled a zobrazení ve své e-mailové schránce, protože vzhled může záviset na zařízení a e-mailovém klientovi. Používejte je střídmě, aby zpráva zůstala přehledná.

Ukázka emoji v předmětu e-mailové šablony

Jak posílat soubory přes šablony zpráv ve FAPI

Soubory přidané k produktu se v běžném e-mailu neposílají jako klasické přílohy. U zakoupených položek se doplní odkazy ke stažení.

Odkaz nezvětšuje zprávu o celý obsah produktu. Před zahájením prodeje přesto ověřte doručení e-mailu i otevření správného souboru.

U souborů přidaných k produktu vložte do těla E-mailu při zaplacení objednávky v příslušné sadě {items} nebo {itemsList}. V HTML zprávě se u zakoupených položek doplní odkazy na jejich soubory; objednávka musí být zaplacená a nesmí být stornovaná. Kvůli tomuto doručení není nutná vlastní šablona ani další akce. Nahrání souborů k produktu popisuje návod Produkty.

Jak přidat soubor do e-mailu?

Následující možnost přidává soubor přímo do šablony zprávy, nikoli k produktu. Hodí se například pro volitelný samostatný e-mail.

1️⃣ V režimu úpravy šablony zpráv klikněte na „Přidat soubor“.

2️⃣ Vyberte soubor a uložte ho do aplikace.

3️⃣ Pod uloženým souborem se zobrazí zástupný symbol ve tvaru {file:ID}. Pro popisný odkaz použijte tuto přesnou značku jako URL odkazu, například s textem Stáhnout soubor.

4️⃣ Šablonu uložte. Při odeslání e-mailu se symbol nahradí URL pro stažení souboru. Tento soubor není automaticky vázaný na zaplacení stejným způsobem jako soubor přidaný k produktu.

Pro automatické odesílání vlastní e-mailové šablony nastavte akci v prodejním formuláři. U šablony typu E-mail při zaplacení objednávky další akci na odeslání nenastavujete.

Maximální datová velikost nahraného souboru je 500 MB.

Na závěr ověřte: správnou sadu u formuláře, typ zprávy, doplnění symbolů a skutečné doručení. Pokud e-mail obsahuje soubor, otevřete také jeho odkaz a zkontrolujte, že vede na správný dokument.