Ve FAPI můžete nastavit všeobecné obchodní podmínky (dále VOP) a informace o zpracování osobních údajů tak, aby se zákazníkovi zobrazily v prodejním formuláři před odesláním objednávky.
Zákazník se tak může seznámit s podmínkami nákupu i s tím, jak budou zpracovávány jeho osobní údaje.
Zároveň máte ve FAPI uložené souhlasy, které zákazník potvrdil.
K čemu toto nastavení slouží
Toto nastavení využijete zejména pro:
- zobrazení obchodních podmínek v prodejním formuláři,
- získání potvrzení zákazníka, že s obchodními podmínkami souhlasí,
- splnění informační povinnosti podle GDPR,
- zobrazení informací o zpracování osobních údajů před odesláním objednávky,
- uchování záznamu o souhlasu, který zákazník při objednávce udělil.
Obchodní podmínky
Obchodní podmínky upravují vztah mezi vámi jako prodejcem a vaším zákazníkem.
Obvykle obsahují například informace o:
- objednávce,
- ceně a platbě,
- dodání produktu nebo služby,
- reklamacích,
- odstoupení od smlouvy,
- právech a povinnostech prodávajícího a zákazníka.
Ve FAPI můžete obchodní podmínky zobrazit v prodejním formuláři tak, aby je zákazník před odesláním objednávky musel aktivně potvrdit.
GDPR a zpracování osobních údajů
Při objednávce zákazník obvykle vyplňuje osobní údaje, například jméno, e-mail, fakturační údaje nebo další kontaktní údaje.
Tyto údaje jsou potřeba zejména pro:
- zpracování objednávky,
- dodání produktu nebo služby,
- vystavení dokladu,
- komunikaci se zákazníkem,
- splnění zákonných povinností.
Každé zpracování osobních údajů musí mít jasně určený účel a právní důvod.
Při prodeji prostřednictvím FAPI se nejčastěji jedná o tyto právní důvody:
- plnění smlouvy – například použití údajů pro vyřízení objednávky, dodání produktu nebo služby a komunikaci se zákazníkem,
- zákonná povinnost – například vystavení a uchování daňového dokladu,
- oprávněný zájem – například komunikace související s objednávkou nebo zasílání upomínek k neuhrazené faktuře.
Informační povinnost podle GDPR
Informační povinnost znamená, že zákazník má být před odesláním objednávky seznámen s tím, jak nakládáte s jeho osobními údaji.
Informace by měly zahrnovat zejména:
- jaké osobní údaje zpracováváte,
- kdo je správcem osobních údajů,
- případně kdo další osobní údaje zpracovává,
- za jakým účelem údaje zpracováváte,
- jaký je právní důvod zpracování,
- po jakou dobu údaje uchováváte,
- jaká má zákazník práva v souvislosti se zpracováním osobních údajů.
Text informační povinnosti můžete zákazníkovi zobrazit přímo v prodejním formuláři.
Do textu můžete vložit také odkaz na úplné znění zásad zpracování osobních údajů, pokud je máte zveřejněné například na svém webu.
Kdy upravovat VOP či GDPR přímo v prodejním formuláři
Centrální nastavení v Nastavení fakturace je vhodné pro běžné použití, kdy mají být obchodní podmínky i GDPR stejné pro všechny prodejní formuláře.
Pokud ale potřebujete u konkrétního formuláře použít odlišný text nebo jiný odkaz, nastavení si řešíte na úrovni daného prodejního formuláře, v 6. kroku Vzhled, v sekci Souhlasy v objednávkovém formuláři.
Jak se VOP i GDPR zobrazí zákazníkovi
V prodejním formuláři se zákazníkovi zobrazí text se souhlasem s obchodními podmínkami i GDPR.
Součástí textu může být také odkaz na úplné znění obchodních podmínek, například na stránku na vašem webu.
Zákazník musí souhlas aktivně potvrdit zaškrtnutím políčka. Bez tohoto potvrzení nebude možné objednávku dokončit.
Předávání osobních údajů do externích systémů
Chcete-li s osobními údaji uloženými ve FAPI pracovat i jiným způsobem, nad rámec funkcionality FAPI, je potřeba data přenést do externího systému. Příkladem může být zápis kontaktu do aplikace SmartEmailing pro zasílání e-mailů klientům.
V takovém případě je vhodné spolu s přenášenými údaji předat také informaci o účelu a právním důvodu zpracování. K tomu slouží doplňující nastavení u akcí prodejního formuláře (záložka Akce v nastavení prodejního formuláře).
Zápis osobních údajů do SmartEmailingu
U akce přidat kontakt do SmartEmailingu je možné vybrat účel zpracování z účelů, které jsou definovány v propojeném účtu SmartEmailingu.
Po tomto nastavení se při zápisu kontaktu do SmartEmailingu přiřadí k danému kontaktu zvolený účel zpracování (včetně právního důvodu, který je u účelu uveden).
Je-li u nastaveného účelu zpracování uveden právní důvod "souhlas", je potřeba u akce vybrat také souhlas (definovaný v prodejním formuláři na záložce Vzhled), na základě kterého se budou údaje zpracovávat.
Zápis osobních údajů do jiných systémů
Pro přenos osobních dat z FAPI do jiného externího systému lze v prodejním formuláři použít akci spustit programový skript. V takovém případě je třeba účel zpracování a právní důvod evidovat na straně cílového systému.
Má-li být provedení akce podmíněno souhlasem klienta, je potřeba v nastavení akce zvolit, na základě jakého souhlasu se má akce provést.
Nenastavíte-li u akce žádný souhlas (tedy ponecháte v poli pro výběr souhlasu text - souhlas se zpracováním osobních údajů -), provede se akce vždy, tj. její provedení nebude podmíněno udělením souhlasu klienta.
Údaje GDPR v exportu
Pro účely evidence se všechny údaje týkající se GDPR ukládají přímo k jednotlivým objednávkám (resp. fakturám). Tyto údaje najdete v exportu faktur do formátu CSV v následujících sloupcích:
- GDPR text - text informační povinnosti (popř. souhlasů) uvedený v prodejním formuláři v okamžiku objednávky,
- GDPR souhlas - názvy a stavy všech souhlasů nastavených v prodejním formuláři v okamžiku objednávky.