Číselné řady

Každý prodejní doklad vystavený ve FAPI má své unikátní číslo. Číselná řada definuje formát, jakým se tyto doklady číslují. Formát číselné řady si můžete nastavit podle vlastních preferencí, a to pro každý typ dokladu zvlášť.

Ve výchozím nastavení FAPI se všechny vystavované doklady číslují na základě Výchozí sady číselných řad. Můžete však mít různé důvody, proč nastavit číslování dokladů jinak.

Jestliže potřebujete číslování dokladů změnit (nespokojíte se s výchozím nastavením), je třeba provést tyto kroky:

1. nastavit číselné řady,
2. přiřadit zvolenou sadu číselných řad příslušnému prodejnímu formuláři v 3. kroku Platba, doprava, fakturace, sekce Nastavení fakturace (popř. vybrat sadu číselných řad při ručním vystavení faktury).

Nastavení číselných řad

Nastavení číselných řad naleznete v nabídce Nastavení - Číselné řady.

Zde můžete vytvářet nové číselné řady (tlačítko Nová sada číselných řad), popř. upravovat již existující (tlačítko Upravit).

Formát číselné řady

Číselné řady jsou tvořeny výhradně číslicemi. Výsledné číslo dokladu je složené z předčíslí a pořadového čísla dokladu (v nastavení číselné řady odpovídají těmto dvěma údajům pole PŘEDČÍSLÍ a POČET ČÍSLIC).

PŘEDČÍSLÍ: Určuje pevnou část v čísle každého dokladu. Je vhodné nastavit předčíslí tak, aby číslo dokladu vypovídalo o tom, o doklad jakého typu jde a kdy byl vystaven. K časovému rozlišení lze použít zástupné znaky pro rok („RRRR“ nebo „RR“) a měsíc („MM“). Velkou výhodou tohoto řešení je, že není nutné ručně přenastavovat část předčíslí reprezentující rok při každé změně kalendářního roku.

Při používání kombinace roku a měsíce, např. RRMM začíná nová řada číslování s každým novým měsícem. Například při přechodu měsíce červen 2023-> červenec 2023 půjdou čísla za sebou v číselné řadě zálohových dokladů RRMM1 + 3 číslice takto:

• 23061001
• 23061002
• 23061003
• 23071001

POČET ČÍSLIC: Určuje kolik číslic z čísla dokladu bude vyhrazeno na pořadové číslo dokladu. Hodnotu je vhodné zvolit s ohledem na očekávaný počet vystavených dokladů. Doporučujeme volit počet číslic o řád vyšší, než je váš odhad počtu vystavených dokladů za celé účetní období.

POČÁTEČNÍ ČÍSLO: Určuje, od jakého čísla číslování dokladů probíhá. Obvykle se čísluje od 1, pokud nemáte nějaké speciální potřeby, jako např. když v průběhu účetního období navazujete na číselnou řadu z jiného systému.

Nastavení číselných řad můžete provést v rámci sady číselných řad samostatně pro jednotlivé typy dokladů. Tím docílíte toho, že se např. zálohové faktury a daňové doklady budou číslovat odlišně (v oddělených číselných řadách).

Vyčerpání číselné řady

Při blížícím se vyčerpání čísel se zobrazují ve FAPI upozornění o vyčerpání 90 a 95 procent všech čísel v řadě. 

Po vystavení faktury s posledním číslem v dané řadě pak dojde k automatickému navýšení dané řady a zobrazí se vám upozornění přímo ve FAPI + přijde vám zpráva na email.

Navýšení číselné řady se provede jen tehdy, pokud v číselné řadě máte rezervu (počet číslic). Maximální počet číslic je 10. 

Pokud dojde k selhání automatického navýšení, ať už z důvodu dosažení limitu 10 číslic, nebo jiné chyby, zobrazí se vám níže zobrazené upozornění. Následně se můžete pokusit navýšit řadu manuálně, případně snížit předčíslí na kratší formát, aby měla řada větší rozsah a dostupné nové množství číslic. 

Přiřazení sady číselných řad prodejnímu formuláři

Každému prodejnímu formuláři lze přiřadit libovolnou existující sadu číselných řad, a to výběrem požadované sady v poli SADA ČÍSELNÝCH ŘAD na záložce Platby a fakturace v nastavení prodejního formuláře. Všechny doklady vystavené prostřednictvím tohoto prodejního formuláře se pak budou číslovat podle zvolené sady číselných řad.

V poli SADA PRO ZAHRANIČNÍ FAKTURY můžete zvolit, jaká sada číselných řad se má používat pro zahraniční faktury.

Číselná řada při ruční fakturaci

Číselnou řadu u ručně vystavované faktury vyberete v poli SADA ČÍSELNÝCH ŘAD ve formuláři pro ruční vystavení faktury (nabídka Faktury - Přehled faktur - tlačítko Vystavit fakturu).

Variabilní symbol

Číslo dokladu je zároveň variabilním symbolem pro platbu. Daňový i opravný doklad pak mají své číslo dokladu podle své číselné řady, vždy však s referencí na zálohovou fakturu.

Testovací sada číselných řad

Zvláštní postavení mezi sadami číselných řad má testovací sada, která slouží pro ověření správného nastavení a kontrolu prodejního procesu. Má tyto specifické vlastnosti:

• není možné ji přejmenovat,
• má pevný formát číselných řad (umožňuje vystavit až 99 dokladů pro každý typ dokladu),
• ve vystavených dokladech se na pozadí zobrazuje vodoznak "TEST",
• objednávky vystavené v testovací číselné řadě se nezobrazují na nástěnce, v e-mailových reportech a ve statistikách,
• objednávky vystavené v testovací číselné řadě se nezapočítávají do limitu tarifu FAPI,
• číselná řada se automaticky nerozšiřuje při jejím vyčerpání.